효율적인 재고관리 방법

재고조사 및 관리업무의 시간과 비용 절감을 위한 실천적이고 효율적인 방법과 디지털 툴을 소개한다.

바코드 시스템부터 클라우드형 재고관리 시스템까지 구체적인 기술과 툴 활용 방법을 알아보고 업무에 활용해 보자.

제조업이나 도소매업 분야에서 정기적으로 실시하는 재고조사를 직원들은 일반적으로 번거롭고 귀찮아한다. 

재고조사로 인해 일시적으로 일상 업무를 중단하는 경우도 있어 효율적인 방식이 기업의 경쟁력이 될 수 있다.

따라서 시간과 노력이 드는 기존의 방법보다는 최신 기술을 활용한 재고조사의 효율화에 관심이 높아지고 있는 것도 당연한 일이다.

재고조사의 목적과 중요성

재고조사는 기업이 보유하고 있는 제품과 반제품 및 자재의 수량이나 상태를 정기적으로 확인하고 기록하는 업무를 말한다. 

재고자산의 관리 및 손익계산의 정확도를 높이기 위한 업무로 기업 운영의 기본을 이루는 중요한 프로세스라 할 수 있다.

또, 재고의 과부족 상황을 사전에 파악하여 자재 발주나 판매 전략의 입안에 중요한 정보를 제공한다.

사외에 기업의 이익을 정확하게 보고하고 신뢰를 얻기 위해서도 재고의 정확성은 필수적인 요소이다.

한편 재고조사는 정기적으로 실시해야 하며 인력이 많이 드는 측면도 있어 효율성이 강하게 요구되는 업무이기도 하다.

재고조사 업무 효율화 이점

재고조사 효율화의 이점은 이 업무에 필요한 리소스 절약이다. 

재고조사를 정확하고 신속하게 할수록 이 일로 인해 발생하는 가동 정지 시간을 줄여 기회 손실을 줄이고

효율화로 창출한 시간과 인력을 보다 부가가치 있는 업무에 배치할 수 있다.

또한, 기존 재고조사 방법으로 인해 발생 되었던 휴먼에러 감소도 기대할 수 있다. 

재고조사 효율화는 업무 프로세스를 명확히 하거나 자동화 툴의 도입으로 사람이 하여야 하는 업무가 표준화되고 줄어든다.

정확한 재고관리는 물론 재무 상황 파악이 가능하므로 전체적으로 기업 경영의 효율화로 이어진다.

재고조사 효율화를 위한 사전 준비 업무

재고조사 효율화를 위해서는 실제 재고조사에 앞서 준비 작업이 필요하다.

계획 입안에서 물품의 정리 정돈, 효과적인 일정 계획은 원활한 업무추진과 정확성을 위해 필수적인 사전 준비 업무들이다.

· 재고조사 계획 입안

재고조사에 대한 명확한 목적과 목표를 설정하고 결과를 관계자들과 공유하는 것이 중요하다.

모든 직원의 재고조사 업무 시 역할을 명확히 정하고 담당자가 표기된 계획서를 작성한다. 일이 원활히 진행되고 혼란을 줄이기 위함이다.

또, 필요한 인원과 시간, 필요한 기자재 견적을 조사하여 실행 가능한 계획을 세운다.

상세한 업무 매뉴얼과 공간 도면을 이용하여 작업 표준을 정하는 일도 중요하다. 이를 토대로 모든 직원이 일관된 업무의 질로 재고조사에 임할 수 있다.

계획성 있고 효율적이고 정밀한 계획으로 시간 단축, 코스트 삭감, 조사의 정확성 향상이 이루어진다.

· 물품의 정리 정돈

재고조사에서 나타나는 현상으로 '대상이 되는 물품을 찾을 수 없다' '유사한 물품들이 혼재되어 있어 식별하기 어렵다' 등 문제가 발생하는 일이 종종 있다. 

물품을 보관할 때는 카테고리 분류와 라벨링을 통해 신속하게 조사 대상 물품을 찾고 카운트 할 수 있는 상태를 유지하여야 한다.

핵심은 유사한 물품이라도 명확하게 식별할 수 있고 쉽게 꺼낼 수 있는 상태를 만드는 것이다.

물품을 종류별로 정리하고 각 아이템에 명확한 라벨을 부착하여 재고조사 시 발생하는 혼란을 최소화할 수 있다.

또한 카운트 속도를 향상시키기 위해서는 물품을 효율적으로 배치하는 것 또한 중요하다. 

같은 종류의 물품들을 가까이에 배치하여 한눈에 수량을 파악할 수 있도록 정리하여 작업자가 단시간에 정확하게 카운트할 수 있는 환경을 만들어 관리해야 한다. 

또한 재고조사 동선을 확보하기 위해 바닥에 물건을 두지 않고 통로를 확보해 두는 것도 중요하다.

· 재고조사 일정 설정

재고량이나 직원 수에 최적화된 시간 계획으로 비용을 절감할 수 있다. 

수량을 카운트하거나 데이터 입력 작업 시간은 과거 재고조사 데이터를 토대로 전체 물품 카운트에 걸리는 시간을 추정한다.

이 추정한 시간과 생산계획을 대비하여 일상 업무에 미치는 영향이 가장 적은

시간에 재고조사를 하는 등 보다 효과적인 방법을 다양하게 생각해 볼 수 있다.

한편, 예상치 못한 일로 재고조사에 지연 현상이 발생할 수 있다.

여유로운 시간 계획으로 예측하지 못한 이벤트가 발생해도 전체 일정에 큰 영향을 주지 않도록 유의한다.

또한 여유를 가지고 조사할 수 있도록 휴식 시간도 적절히 배분하는 것이 효율적인 진행을 위해 필요하다.

재고조사 단계별 효율화

· 초기 단계 : 재고조사 목록 작성

사전에 정확한 물품 목록을 준비한다. 

물품 목록에는 물품명, 수량 확인, 결품 확인, 상품의 사양 변경이나 포장·외장의 변경 등 재고와 관련된 보충 정보까지 기재하면 더욱 좋다.

또, 수량기입과 입력 시에 목록순서에 따라 물품이 인접해 보관되어 있거나 보관된 물품의 순서로 재고조사 목록이 준비되면 업무 효율이 높아진다.

·  중간 단계 : 물품과 목록 대조, 수량 카운트

재고조사의 중간 단계는 물품과 목록의 대조 그리고 수량 카운트가 주된 작업이다.

효율적이고 정확한 작업 진행을 위해 2명 이상이 중복으로 확인하는 것이 바람직하다.

한편, 사람이 직접 재고목록과 실제 재고를 대조하고 카운트할 때 수량 오류는 물론 물품을 혼동하여 카운트하는 문제가 종종 발생한다.

이를 방지하기 위해 서로 다른 물품을 명확하게 구별하여 보관하고 목록화하는 것도 중요하지만 바코드 스캐너나 RFID 리더기를 사용하는 것이 이상적이다.

·  최종 단계 : 결과 분석, 보고서 작성

재고조사의 최종 단계는 입력한 재고 데이터를 토대로 재고 상황의 적절성을 분석하여 보고서를 작성한다. 

재고 수량 파악이나 물품 목록 자체는 엑셀 같은 툴을 사용해도 불가능한 일은 아니다. 

그러나 매출 동향에 따른 제품 재고량의 적절성, 근 미래 생산계획에 대한 재고 과부족,

특정 재고의 장기체류 현상은 인력으로 파악하기 어려운 부분도 있으므로 보다

정확한 분석을 위해 재고관리 시스템 도입을 검토해 보는 것이 중요하다.

재고관리 시스템과 툴

· 바코드 방식

바코드 시스템은 상품에 부착된 바코드를 스캐너로 판독하여 자동으로 수량을 카운트하고 데이터를 입력하는 시스템이다.

상품을 식별하거나 데이터 입력의 번거로움을 해소할 수 있다.

제조업이나 물류, 소매업에서 대부분 사용하고 있는 시스템이지만, 바코드에 파손이나 오염이 있으면 판독 에러를 초래한다.

또한 물품에 따라서는 바코드 라벨이 부착되지 않는 문제도 있어 보관 장소의 어딘가에 판독용

바코드 라벨을 덧붙이는 등 현장에 따라 대책을 세워 운용해야 한다.

바코드 스캐너와 적절한 소프트웨어의 선정, 직원에 대한 교육과 트레이닝이 필요하다.

· RFID(무선 주파수 식별) 시스템

RFID는 아이템에 설치된 태그에서 정보를 읽어내는 비접촉식 자동 인식 기술이다.

이 시스템은 일괄적으로 대량의 물품 데이터를 수집할 수 있고 물리적인 접촉이나

직접적인 인식이 필요하지 않아 재고조사 효율화에 크게 기여할 가능성이 있다.

그러나 바코드와 비교해 태그 부착 비용의 단가가 고가이므로 투자대비 가성비를

얻을 수 있는지 제품 수량이나 제품 단가에 따라 좌우될 수 있다.

· 클라우드형 재고관리 시스템

재고관리 시스템은 재고 정보를 실시간으로 통합 관리할 수 있는 시스템이다.

클라우드 형식의 재고관리 시스템은 인터넷이 가능하면 어디서나 억세스 가능하기 때문에 장소를 불문하고 재고 상황을 파악, 

수정할 수 있어 특히 제조업에서 사용 편리성이 높은 구조를 갖추고 있다.

여러 명이 각자 태블릿으로 카운트한 재고 수량을 시스템에 직접 입력하는 등 유연성과 편리성을 갖추고 있다.

또 앞서 설명한 바와 같이 본질적인 재고관리가 되려면 매출 동향이나 생산계획 등 다양한 데이터를 조합해 분석하는 일이 요구된다. 

물론 시스템 도입과 운영 비용이 가장 큰 과제이긴 하지만, 다양한 데이터를 연계하여

분석하기 위해서는 재고관리 방식의 고도화가 필요하며 장점 또한 크다.

참조 | https://solutions.ostechnology.co.jp/blog/efficient-inventory/?utm_source=elq_email&utm_medium=email&utm_campaign=elq_email_2214-1494&utm_content=elq_email_2214-1494-43b1fd5cc7f64c6bb4f31ac714e8d660